Klachtenprocedure Oxiwhite Opleidingen
Oxiwhite Opleidingen streeft naar tevreden deelnemers en een hoge kwaliteit van dienstverlening. Mocht je desondanks een klacht hebben over een opleiding, docent, begeleiding of dienstverlening, dan kun je deze kosteloos indienen volgens onderstaande procedure.
Indienen van een klacht
Klachten kunnen schriftelijk of per e-mail worden ingediend bij Oxiwhite Opleidingen via info@oxiwhite.nl t.a.v. J. Hoff (klachtenfunctionaris).
Een klacht dient binnen twee (2) weken na het ontstaan ervan, of binnen twee (2) weken na afronding van de opleiding, schriftelijk kenbaar te worden gemaakt.
In het klachtenregistratieformulier worden de gegevens van de klager opgenomen, waaronder de inhoud van de klacht en de datum van melding.
Ontvangst en behandeling
De klachtenfunctionaris van Oxiwhite Opleidingen bevestigt de ontvangst van de klacht binnen 48 uur per e-mail.
Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld. Persoonsgegevens worden verwerkt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Na ontvangst wordt de klacht direct in behandeling genomen. Het uitgangspunt is dat klachten binnen 14 werkdagen gemotiveerd en schriftelijk worden afgehandeld.
Indien meer tijd nodig is voor onderzoek of beoordeling, wordt de klager hiervan binnen de gestelde termijn schriftelijk op de hoogte gesteld. Daarbij wordt de reden van het uitstel toegelicht en wordt een indicatie gegeven van de termijn waarbinnen de klacht naar verwachting alsnog wordt afgehandeld.
De klager verstrekt alle informatie die redelijkerwijs noodzakelijk is voor een zorgvuldige behandeling van de klacht.
Behandelingsprocedure
De klachtenfunctionaris:
- bestudeert het dossier;
- hoort de betrokken medewerker(s), docent(en) of andere betrokkenen;
- vergaart aanvullende informatie voor zover relevant;
- beoordeelt het dossier;
- raadpleegt indien nodig deskundigen of derden;
- formuleert een besluit;
- informeert de klager schriftelijk over het besluit en de onderliggende motivatie;
- neemt een kopie van alle relevante correspondentie op in het klachtendossier.
Uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van de klacht wordt contact opgenomen met de klager om een toelichting te geven op het besluit en eventuele vragen te beantwoorden.
Van dit contact wordt een verslag gemaakt dat wordt toegevoegd aan het klachtendossier.
Indien de klager akkoord gaat met het besluit, wordt de klacht afgehandeld en gesloten. Indien de klager zich niet kan vinden in het besluit, kan gebruik worden gemaakt van onderstaande beroepsmogelijkheid.
Beroepsmogelijkheid
Indien een klacht niet in onderling overleg kan worden opgelost, wordt deze in eerste instantie voorgelegd aan WebwinkelKeur voor onafhankelijke bemiddeling.
Wanneer bemiddeling niet tot een oplossing leidt, kan het geschil worden voorgelegd aan DigiDispuut. DigiDispuut behandelt geschillen onafhankelijk van Oxiwhite Opleidingen.
Voor het indienen van een geschil kunnen door DigiDispuut kosten in rekening worden gebracht conform de op dat moment geldende voorwaarden van DigiDispuut. Deze kosten zijn voor rekening van de indienende partij, tenzij DigiDispuut anders beslist.
De uitspraak van DigiDispuut is bindend voor zowel de klager als Oxiwhite Opleidingen. Eventuele consequenties van deze bindende uitspraak worden door beide partijen binnen 14 werkdagen uitgevoerd, tenzij DigiDispuut een andere termijn bepaalt.
DigiDispuut doet in beginsel uiterlijk binnen 30 kalenderdagen uitspraak nadat het dossier volledig is ontvangen.
Registratie en bewaartermijn
Alle klachten, de wijze van afhandeling en de bijbehorende correspondentie worden geregistreerd.
Klachten en de wijze van afhandeling worden gedurende twaalf (12) maanden bewaard.
Klachtdossiers worden vertrouwelijk behandeld en uitsluitend ingezien door personen die betrokken zijn bij de behandeling van de klacht.
Slotbepalingen
Deze klachtenprocedure is openbaar beschikbaar via de website van Oxiwhite Opleidingen.
Voor aanvullende informatie verwijzen wij naar de Algemene Voorwaarden van Oxiwhite Opleidingen.